elbow bump emoji

“Elbow bump” emoji (Stephen Paul Wright)

Molti sviluppatori software si trovano a lavorare da remoto in queste settimane per via dell’emergenza COVID-19. Molte aziende hanno preso la decisione, spontanea o forzata, di chiudere gli uffici e far lavorare da casa tutto o parte del personale, praticamente adottando lo “Smart Working” (come si preferisce chiamarlo in Italia) a tempo pieno.

Un sogno che si avvera per alcuni software engineers, una situazione non necessariamente facile da gestire per altri. In questo breve post voglio condividere alcuni suggerimenti pratici per affrontare al meglio questo periodo di lavoro nel vostro team.

Innanzitutto, non bisogna pensare che la situazione che stiamo vivendo in questo momento sia la normalità del lavoro da remoto. La pandemia del coronavirus è chiaramente un evento straordinario che coglie tutti ugualmente impreparati, sia in Italia e all’estero. Persino aziende in cui normalmente il 100% dello staff lavora da remoto, pur avendo una certa sensibilità culturale di base sull’argomento, hanno messo in pratica processi e meccanismi aggiuntivi per affrontare l’emergenza.

Siamo passati bruscamente dalla quotidianità del lavoro in ufficio, o magari da una situazione di “lavoro flessibile” (in cui il lavoro da remoto è opzionale e volontario, pur essendo incentivato) ad un periodo di lavoro in isolamento forzato a tempo indeterminato.

In questo scenario un po’ surreale, non possiamo aspettarci che la produttività di un team di sviluppo rimanga invariata.

Tutti noi abbiamo personalità e reazioni potenzialmente differenti in queste circostanze. Ci sono tante buone ragioni per cui un team efficiente possa attraversare un periodo di scarsa energia e produttività.

C’è chi magari ha figli a cui badare durante la giornata o persone di cui prendersi cura. Certi individui possono soffrire particolarmente una situazione di isolamento in casa. Oppure ancora, il bombardamento mediatico costante sull’emergenza coronavirus può provocare negatività, stress o ansia.

Cosa fare per lavorare meglio insieme? Ecco un principio semplice e basilare:

Concentrarsi sulle persone come priorità assoluta, e poi sui processi del team.

Alcune idee per gestire le relazioni interpersonali lavorando da remoto:

  • 👋 Favorite le interazioni dirette fra due persone (1:1) rispetto ai meeting che coinvolgono tutto il team. Almeno una volta al giorno, parlate con tutte le persone del team anche solo per qualche minuto. L’ideale è una videochiamata veloce, altrimenti va bene anche usare la chat. Interessatevi sia di come procede il lavoro che dello stato mentale e della situazione personale.

  • 🗓 Se il team si riunisce a cadenza regolare, continuate a farlo! Sprint planning, daily stand-up, retrospettiva? Cercate di partecipare tutti, per quanto possibile. Un buon modo per far scorrere via un lungo meeting di un’ora è accorciarlo a 50 minuti, riservando 5 minuti all’inizio e alla fine della call per chiacchierare informalmente del più e del meno.

  • 😌 Incoraggiate trasparenza e “vulnerabilità”. E’ ok sentirsi giù di tono, è ok fare una pausa lunga per ricaricarsi, è ok cercare un collega per un consiglio o una chiacchierata. Parlare della propria situazione personale o del proprio stato mentale non è un tabù. In un team sano non c’è alcuna vergogna nel dire cose tipo “oggi non sono qui con la testa” o “sono molto distratto, possiamo rimandare questa conversazione a domani?”.

  • 👻 Pianificate momenti di svago comune. Una o due volte a settimana organizzate una pausa caffè virtuale a tema libero. Decidete in anticipo argomento e regole: possono partecipare i figli? E gli animali domestici? In alternativa, aggiungete un po’ di imbarazzo e di risate ai meeting troppo lunghi: tutti davanti alla webcam in abito elegante!

In secondo luogo, ecco dei suggerimenti per migliorare i processi del team:

  • 🗣 Over-comunicate, ovvero comunicate più di quanto avreste fatto prima (ma fatelo bene!). In situazioni di stress alcune persone possono involontariamente iniziare ad ignorare molto di ciò che succede intorno, come forma di protezione da un sovraccarico di informazioni. Valutate bene l’importanza e l’impatto di quello che volete comunicare: se è necessario che tutti siano allineati con una certa decisione allora è bene comunicarlo a voce e magari ripetetelo anche per iscritto, accertandosi che tutti siano in condizioni di poter prestare attenzione.

  • 💻 Non aspettatevi che l’altra persona sia sempre davanti alla tastiera. La comunicazione remota è asincrona per definizione. Se sono stati pianificati dei meeting è opportuno rispettare presenze ed orari. Per tutto il resto, tenete in conto che la persona a cui avete appena inviato un messaggio potrebbe essere in pausa oppure impegnata in qualcosa da cui preferisce non essere distratta. Una accortezza semplice: iniziate una conversazione in chat indicando la priorità del messaggio, ad esempio “Hai 10 minuti per aiutarmi con questo task? Anche a pomeriggio andrebbe bene”.

  • 🕐 Rendete note le vostre esigenze, e cercate di rispettare quelle degli altri. Spesso gli orari di lavoro non coincidono esattamente nel team: ad esempio, chi ha figli magari preferisce iniziare a lavorare molto presto e poi spendere il pomeriggio con la famiglia. Mettetevi d’accordo in base alle necessità quotidiane di ognuno, comunicate e rispettate rigorosamente gli orari di inizio e fine giornata lavorativa. Sia i vostri che quelli degli altri. Non va bene disconnettersi salutando tutti alle 6 del pomeriggio per poi riaprire il laptop a tarda sera e rispondere alle email: voi rischiate di esaurire presto le energie (burnout), e chi vi legge potrebbe sentirsi obbligato a seguire gli stessi ritmi. Quando si stacca si stacca.

  • ✍️ Fate in modo che le decisioni possano essere prese in autonomia. Solo le decisioni irreversibili, che non possono essere rivalutate in seguito, dovrebbero richiedere l’attenzione e l’approvazione di tutto il team o di un responsabile. Ogni altra decisione reversibile (tecnica o meno) , deve poter essere delegabile ad un qualsiasi sottogruppo di individui. L’idea è evitare colli di bottiglia dovuti alla comunicazione asincrona o a ritmi di lavoro differenti. Attenzione però, perché questo meccanismo funzioni in modo sano tutte le decisioni e le modifiche devono essere peer-reviewed, registrate permanentemente ed accessibili a tutti.

  • 📊 Discutete obiettivi a breve termine e comunicate correttamente le aspettative al di fuori del team. Evitate di definire obiettivi troppo ambiziosi circa il carico di lavoro sostenibile. Questa è una considerazione che dovrebbe valere sempre, ma è particolarmente importante nella situazione di imprevedibilità attuale. Fissate obiettivi fattibili e riesaminateli di frequente, eventualmente ricalibrandoli in base alle necessità e le peculiarità di ogni individuo nel team. Fate in modo che i vostri obiettivi e il loro stato di avanzamento siano facilmente visibili all’esterno del team, comunicate con trasparenza e regolarità agli stakeholder cosicché le aspettative non vengano fraintese o disattese.

Lavorare in team da remoto in questa situazione di emergenza ed isolamento non è per nulla banale: richiede di ricalibrare le proprie interazioni e di adattare i ritmi di lavoro di tutto il team. Non esiste una soluzione unica applicabile in ogni contesto. Fiducia, rispetto e trasparenza sono i capisaldi di sane e produttive relazioni tra gli individui, tanto in generale quanto soprattutto in un team. Lasciatevi guidare da questi valori e siate flessibili nell’adattarvi alle situazioni.